Architetti e riunioni, un rapporto difficile

Che rapporto hai con le riunioni?
Le consideri una perdita di tempo.
Le consideri una necessità, per dare istruzioni ai collaboratori o agli artigiani, non vedi l’ora che finisca.
Le consideri una risorsa, metti insieme più persone e definisci aspettative e obiettivi
Le consideri un’occasione unica per raccogliere informazioni e scambiare opinioni.
Le consideri fondamentali per costruire un team efficace.

Le riunioni queste amate e odiate. Possono essere interminabili o rapide (stand up meeting) e dare grandi risultati.

Da cosa dipende?

Da molti fattori e alcuni possono essere più efficaci di altri. Certo è necessario conoscerli e dedicare un tempo all’organizzazione e alla loro pianificazione.

  1. Hai definito la scaletta o l’Ordine del Giorno?
    Indire una riunione senza o.d.g. impedisce di prepararsi all’incontro, di dare o ricevere un contributo tecnico e puntuale perché non preparati (con dati, informazioni) ma anche rende impossibile mettersi nello stato d’animo necessario e può indispettire chi partecipa.
  2. Hai condiviso il metodo di lavoro?
    Metodo significa mettersi d’accordo su come i partecipanti si relazionano, quali strumenti useranno per lo scambio di informazioni (WhatsApp, foto, relazioni a mezzo mail) con quali tempistiche si aggiorneranno (resoconti giornalieri o settimanali delle attività svolte).
  3. Hai dato incarichi precisi e condivisi?
    Se una persona del tuo team o un artigiano, sa cosa deve fare, entro quando lo deve fare e lo condivide con gli altri, si mette in campo la Responsabilità Collettiva, cioè quell’impegno che ognuno si prende o la capacità di fornire risposte (respons – abilità) che ogni professionista ha e mette in campo per un obiettivo comune.
  4. Vi scambiate un Feedback?
    A fine riunione chiedi se tutto è chiaro, se ognuno ha compreso quello che gli viene richiesto, se il metodo che avete utilizzato funziona, se si sentono coinvolti e parte del progetto?
    Certo, questo presuppone creare una cultura del feedback e su questo puoi lavorare!

Quali sono i risultati che tu, come architetto, ottieni mettendo in atto quanto sopra?

  • Partecipazione attiva dei tuoi collaboratori alle riunioni
  • sviluppo del senso di appartenenza e soddisfazione
  • ottimizzazione dei tempi delle riunioni
  • rispetto delle scadenze (a meno che non ci siano fattori esterni che lo impediscono)
  • soddisfazione del cliente
  • chiusura dei lavori nei tempi concordati
  • Migliori la tua leadership e quindi la capacità di guidare le persone verso ciò che vuoi.

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